Description of the process of orders

To place an order to be prepared. To this end, we choose the left side of the bookmark PRICES. In this time we will see on the right side of the offer available (Figure 1).
 
Now in the top menu, select the ORDERS and add new order. Automatically generated on No, to be approved. Now that we have already opened the order can proceed with ordering specific items. We do this so that you click on the orange icon at the selected position. Opened a window in which you type the correct quantity of goods (Figure 2).

This dialog allows us to distinguish between the receipt and the invoice which is very convenient and flexible.
After you save the amount of this item is automatically added to your order.

There are several ways to search for specific goods, for example by means of function keys.
F1 activates automatically for us to enter the index. Now, just type the index and press enter. Another convenience is the key F2, which gives the possibility to search by name of goods. Even if you do not know the exact name we can search for a phrase-part. To do this, type the character% (percent) and phrase search (for example:% bra), and the program will search all of our products containing that part of the name.

F4 activates us the "Catalog"  where you type it immediately receive information about the product. Another key is to facilitate the work of F5, which lets you see all the manufacturers and search for the goods by the manufacturer (Figure 3).
 
Very important is also the arrow icon in the column replacement, because when you click on it you can see all of the replacement product. After the contract can preview what the options chosen in the upper ORDERS / Show or the performance of a combination of keys CTR + P. Shows we have a window
in which we can see all open orders and their contents (Fig. 4).
 
If necessary, you can modify such as: increase the number of items or remove some. If you want to terminate the contract we need to export them. We can do so in two ways. First, we can send it by e-mail, but it is less effective than the other way, which involves sending orders online (Fig.5).

After showing this option the user placing an order should log in (fig. 6).
To make it must earlier of course receive the login name and the password from the system administrator or contact your representative.

In this way very easily and quickly can make the order which we are interested. You can open the order and gradually added items,
to avoid confusion or a situation that forget to order something.

SETTLEMENT tab allows you to preview both issued invoices as well as those that have not yet been paid. On the INVOICE we can choose a date range from which you want to see the documents listed. The window is divided into two parts. In one are document headers and the second cascade entries for the highlighted invoice. The invoice can export and import the file in another program. Of course, to have a preview of the facts listed documents you must first download the data.

RECEIVABLES tab helps control the payment of claims. It can obtain information about the unpaid invoices and the number of days past due.
In addition, the division has been used for past due invoices more than 7 days, 30 days or more.
 
Some features are not yet active but it will be gradually changed.

We wish you a pleasant and successful procurement of work
Department of Computer Science

Okno to pozwala nam rozróżnić paragon od faktury co jest bardzo wygodne i elastyczne.
Po zapisaniu ilości automatycznie pozycja ta zostaje dodana do naszego zamówienia.

Istnieje kilka możliwości wyszukania konkretnego towaru np.: za pomocą klawiszy funkcyjnych. I tak klawisz F1 uaktywnia automatycznie nam pole służące do wpisania indeksu. Teraz wystarczy tylko wpisać indeks i wcisnąć enter. Następnym udogodnieniem jest klawisz F2, który daje możliwość wyszukania asortymenty wg nazwy. Nawet jeżeli nie znamy dokładnej nazwy to możemy wyszukać pewną frazę- część. Aby to zrobić należy wpisać znak % (procent) i szukaną frazę (np.: %chł ), a program wyszuka nam wszystkie towary zawierające taką część nazwy.

Klawisz F4 uaktywnia nam pole "NR KATALOGOWY" Dzięki czemu po wpisaniu go natychmiast otrzymamy informację o danym produkcie. Kolejnym ułatwiającym pracę klawiszem jest F5, który umożliwia wyświetlenie wszystkich producentów i wyszukania towaru właśnie wg producenta (rys.3).

Bardzo ważną informacją jest również ikonka strzałki w kolumnie zamiennik, gdyż po kliknięciu na nią możemy zobaczyć wszystkie zamienniki danego towaru. Po dokonaniu zamówienia możemy podejrzeć co wybraliśmy poprzez opcje w menu górnym ZAMÓWIENIA/POKAŻ lub wykonanie kombinacji klawiszy CTR+P. Wyświetla nam się okno,
w którym możemy zobaczyć wszystkie otwarte zamówienia oraz ich zawartość (rys. 4).

W razie potrzeby możemy je zmodyfikować czyli np.: zwiększyć ilość pozycji czy też jakąś usunąć. Jeżeli chcemy zakończyć zamówienia to musimy je wyeksportować. Możemy to uczynić w dwojaki sposób. Po pierwsze możemy wysłać to e-mailem, ale jest to mniej skuteczne niż drugi sposób, który polega na wysłaniu zamówienia online (rys.5).

Po wskazaniu tej opcji użytkownik składający zamówienie powinien się zalogować (rys. 6).

Aby to uczynić musi wcześniej oczywiście otrzymać login i hasło od administratora systemu lub skontaktować się ze swoim przedstawicielem.

W taki sposób bardzo łatwo i szybko możemy dokonać zamówienia towarów, które nas interesują. Możemy też otworzyć sobie zamówienie i sukcesywnie dopisywać pozycje,
co pozwoli uniknąć pomyłek czy sytuacji, że zapomnimy czegoś zamówić.

Zakładka ROZLICZENIA umożliwia podgląd zarówno wystawionych faktur jak i tych, które jeszcze nie zostały zapłacone. W zakładce FAKTURY możemy wybrać sobie zakres dat, z których chcemy zobaczyć wystawione dokumenty. Okno jest podzielone na dwie części W jednej są nagłówki dokumentów, a w drugiej kaskadzie pozycje dotyczące podświetlonej faktury. Taką fakturkę możemy wyeksportować do pliku i zaimportować w innym programie.  Oczywiście, żeby mieć podgląd stanu faktycznego wystawionych dokumentów należy najpierw pobrać dane.

Zakładka NALEŻNOŚCI pomaga kontrolować płatności. Możemy w niej uzyskać informacje na temat faktur niezapłaconych oraz o ilości dni przeterminowania. Dodatkowo została zastosowana struktura wiekowana z podziałem na 7 dni, 30 dni i więcej.

Dodatkowo został zastosowany podział na faktury przeterminowane powyżej 7dni, 30 dni i więcej.

Niektóre funkcje programu nie są jeszcze aktywne ale będzie to się sukcesywnie zmieniać.

Życzymy udanych zamówień i przyjemnej pracy

Dział informatyki